A inovação tecnológica, tem tido bastante importância para garantir o crescimento da produtividade na agricultura Brasileira. Neste cenário o software de gestão agrícola possibilita armazenar as informações do campo, gerir os insumos e visualizar relatórios e gráficos.
O Produtor dessa forma acaba bombardeado por várias possibilidades e precisa ser bastante criterioso na escolha de um sistema para gerenciar sua fazenda. Isso porque o software de gestão pode tirar a equipe da zona de conforto e mexer um pouco com a estrutura organizacional no campo. Para facilitar o processo, o software precisa estar alinhado às suas necessidades.
Antes mesmo de iniciar a busca por um software de gestão agrícola, o Produtor rural precisa entender como funciona a sua estrutura organizacional e quais os processos pretende gerir através do software.
Diante destas informações o produtor precisa se questionar sobre quais as lacunas na gestão agrícola o software precisa solucionar. Uma excelente maneira de facilitar o levantamento desta necessidade é se reunir com seu colaboradores e sócios e realizar um levantamento completo de como a falta da gestão da informação afeta em todas as etapas da produção.
Por exemplo: “ precisamos agilizar o controle financeiro e realizar os rateios por talhões e por cada variedade, sabendo quais tecnologias de sementes geram mais resultados financeiros” ou então “ Uma das maiores dificuldades na fazenda é registrar a saída e aplicação dos insumos, e ter um controle mais preciso do estoque”
Depois de pontuadas as dificuldades, o produtor já tem condição de saber qual as necessidades que precisa suprir com um sistema de gestão para a fazenda.
Outro fator bastante importante que o agricultor precisa analisar na contratação de um software para gestão da fazenda, são os custos com infra estrutura. Normalmente grandes fazendas com gestão mais amadurecida, demandam ERPs mais complexos e esses em sua grande maioria ainda utilizam tecnologia que precisa de algum investimento para aquisição de servidores.
Para a gestão de fazendas com menor complexidade, já existem no mercado softwares mais simples e com a possibilidade de acesso na nuvem, dispensando servidores físicos.
Além do hardware, o produtor pode ter que investir em capital humano. Na gestão de grandes propriedades que utilizam ERPs esse é um fator bastante conhecido, existindo profissionais de TI, administrativos, contabilistas. Nas estruturas menores é bastante comum os produtores contarem com escritórios de fazenda, contendo ao menos um administrativo que cumule as funções de financeiro, gestão de estoque e realize a ponte com o campo.
Depois de pensada a necessidade ou não de infra estrutura o produtor precisa entender o custo com relação a sua produção, além de calcular se o benefício vale o investimento.
O produtor que pretende adquirir um software de gestão agrícola para sua fazenda, também precisa ficar atento com relação ao suporte. Se há suporte ao software, se é pago ou gratuito, e os canais pelo qual receberá atendimento.
Atualmente até mesmo devido a relação com o custo, a maioria do suporte é oferecido online, com a vantagem de poder ser realizado nos horários mais convenientes ao produtor, e trazer uma solução mais ágil aos seu questionamentos.
Um dos critérios que principalmente o pequeno produtor precisa se ater, é com relação às funcionalidades. Nem sempre o software com muitas funcionalidades, irá proporcionar o melhor desempenho.
Então o ideal é encontrar aquele que mais se adeque ao processo da sua fazenda. A princípio identificando os sistemas pensados na experiência e usabilidade.
Para os produtores que irão dar os primeiros passos na utilização de softwares de gestão, a recomendação principal é utilizar a ferramenta progressivamente. Desta forma logo depois da contratação, trace um plano de ação focado nas atividades prioritárias da fazenda, elencando por importância aquelas que estão atreladas a rotina assim como datas para iniciar a gestão e os responsáveis.
A exemplo:
Devido a retração da economia, o governo tem imposto ao campo diversas obrigações. Dentre estas as mais comuns são a escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural, Emissão de Nota Fiscal Eletrônica e também do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar em multas e sanções na maioria das vezes em quantias bastante relevantes para a atividade rural.
Ter um software que facilita o cumprimento das obrigações, pode ajudar ao produtor manter o foco no campo e trará muito mais resultado.
Antes de fechar qualquer contrato, o produtor rural precisa se certificar se a quantidade de fazendas que poderá cadastrar no sistema será suficiente.
Outro detalhe que poderá afetar a usabilidade é a quantidade de usuários que poderão ser cadastrados no sistema e utilizá-lo simultaneamente.
Quando o produtor for emitir NF-e e MDF-e também precisa saber se não haverá custo adicional por documentos emitidos além de poder cadastrar todas as suas inscrições.
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