Gestão de Custos – 7 passos para fazer a diferença no seu resultado!

A gestão de custos nos mostra o caminho e a gestão de mercado diferencia o resultado dos gestores. Confira!

1- Seja Simples

É muito comum as pessoas desejarem controlar tudo quando pensam em controle de custos. Percebem que os custos estão altos e resolvem estruturar sistemas de controle em todo o processo.

O mais importante no controle de custos é ter em mente que é uma atividade cara. Portanto, a escolha do sistema de custos e o quê controlar ou não, é muito importante. Nossa recomendação é sempre levar em conta o custo-benefício do controle de custos.

As fazendas, geralmente, possuem poucos produtos e o sistema de custo fixo e variável é mais prático e menos custoso. As pessoas confundem muito o controle de etapas de produção com variedade de produtos. Muitas vezes desejam controlar o custo por etapa, mas produzem apenas um produto para ser vendido. Neste caso, trata-se de uma questão de como ratear os custos fixos pelas etapas.

Por exemplo, o produtor tem um sistema de cria, recria e engorda em confinamento e deseja saber o custo do confinamento, dos bezerros e dos garrotes. Porém, ele vende apenas boi gordo e vacas de descarte. Dependendo do tamanho do rebanho, o custo deste detalhamento pode não valer a pena.

A nossa dica é começar controlando apenas os principais custos do sistema de produção. Não queira controlar tudo, você vai perder o foco e não estará preparado para usar todas as informações geradas. Portanto, desperdiçará tempo das pessoas para gerar controles ao invés de focar na produtividade. Simplifique!

2- Identifique onde está seu Calcanhar de Aquiles

Um bom sistema de custos rapidamente deve lhe indicar onde está seu Calcanhar de Aquiles, aqueles itens que têm maior representatividade sobre o custo total ou sobre a receita gerada. Normalmente, encontramos 2 a 3 itens principais que juntos, podem representar até 80% dos custos. É aqui que você deve focar sua atenção. Uma redução de 10% na gestão de 3 itens pode gerar uma economia de 8% no seu custo total.

Exemplos:

a) Em um sistema de confinamento, 80% do custo está relacionado a 3 itens, a reposição (60 a 65%),o milho (10% a 15%) e a soja (3% a 5%).

b) Na soja, apenas 3 itens representam 55% a 65% dos custos, defensivos (25% a 30%),fertilizantes (21% a 25%) e sementes (11% a 14%).

Empresas, normalmente, possuem dezenas a centenas de itens nos seus custos, imagine o tempo necessário para se controlar todos. A dica para quem está começando é identificar o que é mais representativo dentre os seus custos e iniciar o detalhamento por estes itens. Não se apegue a coisas pequenas, pois fica caro e o benefício gerado pode não pagar o custo do monitoramento. Fazendas com pouca mão de obra, podem dedicar o tempo do funcionário para atividades produtivas, que geram receita, ao invés de burocratizar o sistema. Em um sistema de controle bem ajustado, controle detalhadamente o que gera benefício financeiro superior ao custo do controle.

3 – Preste atenção na sua receita, ela pode fazer toda a diferença

O ponto mais importante do resultado está em gerenciar a receita. Às vezes, os custos dos insumos sobem, mas a receita sobe mais que os custos e assim, ampliamos nossa margem e consequentemente, o resultado. Ou seja, devemos melhorar nossa eficiência comercial.

Muitas pessoas pensam em controle de custos com uma forma de melhorar seus resultados, porém, este é apenas o primeiro passo para realmente impactar os resultados. Repare que o Calcanhar de Aquiles da maior parte dos sistemas de produção de commodities está nos insumos que compramos fora da porteira ou na receita. Um erro na gestão destes insumos ou na venda da produção, pode impactar significativamente o seu resultado.

Imagine o impacto de uma compra errada da reposição em um confinamento. Ou a de defensivos para soja. Ou uma queda de 10% nos preços na hora de vender sua produção. Todos estes pontos estão relacionados com a gestão fora da porteira e não com a produtividade do seu sistema.

As oscilações na receita, por representar todo o esforço produtivo de uma empresa, normalmente são as que mais impactam o resultado. Uma queda de 10% na receita impacta diretamente o lucro da empresa.

A receita de uma empresa está relacionada com a quantidade de produto que temos para vender, multiplicado pelo preço. A maioria das pessoas entende que o mercado afeta apenas o fator preço. Porém, deve-se observar que dentro da quantidade produzida existem insumos que compramos e estes, são influenciados pelas variações do mercado. Quando se considera este efeito, conclui-se que o mercado tem potencial de impactar mais de 50% do lucro de uma empresa.

Hoje, existem excelentes softwares de gestão de custos no mercado, a atenção deve ser em escolher o que melhor lhe atende. Porém, estes softwares não irão realizar a gestão do mercado para você.

4 – Entenda o comportamento do mercado dos principais itens do seu custo

Agora que entendemos o que realmente impacta o resultado de uma empresa, precisamos entender o comportamento do mercado destes itens do custo e do produto que pretendemos vender.

A maioria das commodities agrícolas podem apresentar mais de 30% de variação nos seus preços em menos de 50 dias. Na figura 1, podemos observar a variação anual dos preços da soja.

Na figura 2, observamos que em 2016, a soja subiu 28 % entre maio e início de junho e depois retornou ao mesmo preço em outubro. Imagine como esta oscilação pode afetar o resultado do produtor.

Para realmente impactar seus resultados, é necessário que você aprenda a gerenciar o mercado. O aumento da produtividade, traz mais relevância a este tema, pois quanto mais aumentamos a produtividade, maior será nossa exposição ao mercado, necessitamos de mais insumos e temos uma quantidade maior de produto para vender. No webinar “A importância da comercialização na Pecuária de Corte”, ilustramos esta questão do aumento de produtividade.

5 – Utilize ferramentas de gestão de mercado para fazer a diferença no seu resultado

Uma vez compreendido que a gestão do mercado tem alto potencial de impactar o seu resultado, precisamos buscar ferramentas que nos apoiem na tomada de decisão e reduzam o risco.

As ferramentas para redução de risco são:

a)Contrato a termo com a indústria ou termo – esta é uma operação muito utilizada pelos produtores de grãos e alguns pecuaristas. Ela permite travar o preço de venda sem necessitar de fluxo de caixa. Porém, tem a desvantagem de ter baixa flexibilidade para gerenciar as oscilações do mercado, o que leva muitas vezes, a rompimentos de contratos.

b) Contrato futuro e opções na BMF – esta é uma ferramenta mais flexível que permite ao produtor gerenciar melhor as oscilações. No entanto, demanda fluxo de caixa e conhecimento. Leia mais em nosso artigo: Mercado Futuro do Boi Gordo e Commodities: 7 cuidados básicos.

Tomar decisão é a parte mais difícil de qualquer negócio, pois na maioria das vezes é feita de forma intuitiva ou seguindo o movimento de outros, que julgamos mais experientes.

As ferramentas para auxiliar a tomada de decisão:

a) Sites de notícias: manter-se informado é essencial para qualquer negócio, há muitos sites de notícias e devemos selecionar os melhores. Tomar cuidado para não se perder na enxurrada de informações. O risco desta estratégia é que os mercados são influenciados por diversas forças e as notícias, normalmente, analisam apenas uma destas forças. Consequentemente, as notícias sozinhas não são suficientes para se tomar uma boa decisão.

b) Cotações: é necessário estar atualizado sobre os preços. Porém, conforme comentamos, as cotações não nos auxiliam a entender uma tendência para saber se devemos comprar ou vender.

c) Simpósios sobre mercado: são excelentes para mostrar as premissas, nas quais devemos estar atentos e como o mercado deve se comportar. No dia a dia dos negócios, as variações de preços podem ser muito rápidas e os analistas não estão ao nosso lado para tomar a decisão.

d) Plataformas inteligentes: com os modelos de inteligência artificial e a gama de informações contidas em bancos de dados, já existem plataformas inteligentes que auxiliam o produtor a encontrar as regiões de compra e venda com maior precisão, minimizando os erros da intuição. Estas plataformas analisam uma gama de informações do mercado e indicam se estas variações de curto prazo estão próximas a um “Topo” ou “Fundo” de mercado, auxiliando o produtor a tomar as decisões no seu dia a dia. Conheça as Plataformas Inteligentes Agromove.

6 – Aumente a produtividade

A produtividade significa produzir mais com menos e é outro ponto essencial para a redução dos custos. Um bom sistema de custos também indica a eficiência ao utilizar os insumos. Há indicadores financeiros e produtivos que são gerados através um bom sistema.

Ao falarmos de produtividade, não estamos falando em valores e sim, em quantidade produzida por quantidade vendida. O conceito é não desperdiçar insumos importantes.

Aqui também é válido o conceito de prestar atenção nos 3 principais itens, pois desperdiçar um produto caro por ineficiência, pode custar muito caro. Comece gerando indicadores para estes itens.

As tecnologias produtivas também são relevantes, pois muitas delas aumentam significativamente o aproveitamento destes insumos.

Com o desenvolvimento da informática, alguns softwares de gestão estão integrando ferramentas e se tornando um forte aliado do produtor.

7 – Foque no crescimento

O último ponto de um bom sistema de custos é possuir indicadores de crescimento.

Um produtor que já passou por todos os 6 passos citados anteriormente está pronto para crescer, porém os desafios produtivos, econômicos, políticos e familiares facilmente desviam o foco de crescimento.

Exemplo: um ano de muita chuva em um confinamento, pode levar a empresa a fazer investimentos exagerados para conter o problema. No entanto, o histórico demonstra que ocorre apenas uma chuva forte a cada 10 anos. Será que o investimento não poderia ter sido melhor alocado em outros pontos estratégicos que trariam mais resultado no longo prazo?

Portanto, o bom sistema de gestão deve permitir a análise de longo prazo e trazer indicadores para os gestores. Aprofundamos neste assunto no curso Lucrar Alto Fora da Porteira.

Artigo produzido pela Agromove, ferramenta especializada em análise de mercado agropecuário.