Guia completo para escolha de software de gestão para a fazenda

Como escolher o software de gestão para a fazenda? Confira um passo a passo para não errar na sua escolha e fique atento às dicas que preparamos para você!

Se você chegou até aqui é porque certamente sabe o quanto é importante gerenciar a sua produção agrícola, estou certo?

No entanto, sofre com as dificuldades para administrar essa atividade, por ser um trabalho complexo e que demanda muito tempo.  

Pois bem, saiba que você não está sozinho.  

Esse é um problema comum de muitos produtores rurais, que para se manterem competitivos no mercado precisam encontrar maneiras de facilitar o processo, de forma rápida, prática e eficiente.

E é aí que entram os softwares de gestão para a fazenda, que prometem simplificar todo o gerenciamento da produção rural, a fim de aumentar a lucratividade e promover resultados positivos para o produtor rural.

Além disso, garantem ser uma excelente forma de economizar com serviços de TI ou contratação de infraestrutura. Sendo assim, pode ser a solução ideal para o agricultor que quer prosperar no mundo da agricultura e evoluir com rapidez.

Parece ser muito bom, não é mesmo?

Então, foi justamente por isso que resolvi escrever esse artigo, para te apresentar um guia prático e rápido de como escolher um software de gestão para a fazenda.

Até porque se você ainda utiliza cadernos de anotações e planilhas de excel já deve estar cansado de saber, que eles já não são mais suficientes para gerenciar a sua produção agrícola.

Então, se você ficou interessado, me acompanhe até o final.

Nesse guia, você vai conferir:

• O que é um software de gestão para a fazenda?
• Quais são os benefícios?
• Quais são as opções de softwares agrícolas disponíveis?
• Como saber se eu preciso adquirir um software de Gestão para minha fazenda?
• Iniciando sua procura 
• 6 Características obrigatórias para verificar em um software de gestão para a fazenda

O que é um software de gestão para a fazenda?

No geral, o sistema de gerenciamento agrícola pode ser definido como um conjunto de aplicativos, sites ou programas de computador criados com a finalidade de ajudar na gestão da produção agrícola, desde as atividades de plantio, manejo, colheita, venda dos grãos até a gestão de estoque e financeira.

Esse tipo de ferramenta não só proporciona melhores práticas de gestão dos recursos materiais, humanos, financeiros e ecológicos como simplificam as operações diárias de um agricultor a fim de diminuir frustrações e fornecer informações que podem ser utilizadas nas tomadas de decisões.

Além disso, contribuem com uma gestão orientada por dados, o que consequentemente ajuda a tornar o negócio mais eficiente e rentável.

Contudo, vale destacar que atualmente existe uma gama muito grande de soluções para gerenciamento de propriedades agrícolas. Logo, é possível afirmar que independente de qual seja o seu desafio como agricultor, é bem provável que já exista uma solução que atenda a sua necessidade, seja no trato de culturas com baixa pulverização no mercado, ou até mesmo o manejo integrado com o trato de animais.

O fato é que um software de gestão pode auxiliar o produtor que busca de:

• Mais tempo livre com a família;
• Delegar atividades a um auxiliar financeiro;
• Criar uma holding familiar;
• Profissionalizar a gestão da fazenda;
• Gerar informações e insigths sobre a fazenda.

Quais são os seus benefícios?

Em síntese, o número de benefícios que um software de gestão rural pode oferecer é bastante extenso. No entanto, entre os benefícios imediatos podemos citar:

• Economia de Tempo;
• Melhora a capacidade de decisões assertivas;
• Aumento da competitividade.

Já pensando a longo prazo, você poderá contar com:

• Aumento da rentabilidade;
• Redução dos custos de produção;
• Implementação da cultura de gestão na fazenda.

Quais são as opções de software agrícola disponíveis?

Atualmente o mercado de sistema de gestão com foco no produtor rural e na gestão de propriedades agrícolas está em crescente expansão, existindo no mercado brasileiro e internacional diversas opções em ferramentas.

O produtor que busca uma dessas soluções precisa estar atento a softwares que ofereçam a possibilidade de utilização off line, Backup na nuvem e Aplicativo para celular, fazendo que o sistema seja mais fácil e efetivo.

Como saber se eu preciso adquirir um software de Gestão para a fazenda?

A princípio, a decisão de reservar um tempo para implementar um novo processo e sistema para gestão da sua fazenda e do processo agrícola é uma decisão bastante importante.

Pessoas que administram propriedades rurais ainda de forma um pouco amadora podem se questionar sobre a real necessidade de um software de gestão.

No entanto, é importante considerar que o volume de processos, mesmo se tratando de propriedades de pequena extensão, é muito alto, e quando se fala em operações maiores, é necessário que o produtor pense e elenque os requisitos de informações que precisa armazenar.

Sem falar que qualquer produtor sabe que quando se vende uma grande propriedade, a transmissão dos registros históricos de desempenho da produção aumenta o preço da venda, e aquelas fotos aéreas bonitas que costumavam-se tirar no passado, já não têm relevância alguma.

E se eu ainda tiver dúvidas?

Mas, se você ainda tem dúvidas se um software de gestão agrícola vai mesmo te ajudar a gerenciar o seu negócio, é importante que você faça algumas perguntas para si mesmo.

• Consigo obter mais lucro utilizando o sistema? 
• Estou me esforçando para realizar os registros com precisão?
• Estou frustrado por não conseguir visualizar de forma clara as informações cruciais para o meu negócio, podendo gerar dados oportunos para meu contador, consultor e preparar meus filhos para me sucederem quando eu me aposentar?
• Consigo delegar as tarefas aos meus colaboradores e acompanhar a realização com efetividade?
• Eu poderia tomar decisões mais assertivas, com base em registros históricos e relatórios se eu tivesse tudo isso em mãos?

Por fim, se você respondeu sim para a maior parte dessas perguntas, você está com sorte! O que você precisa é de um software de gerenciamento para sua propriedade rural.

Agora, que você já sabe que você precisa de um software de gestão para a fazenda, chegou a hora de aprender a escolher qual é a melhor opção para você.

Iniciando sua procura

Desde já, você deu um grande passo ao acessar esse artigo! E a partir de agora iremos mostrar uma lista rápida de como proceder na pesquisa do sistema de gestão adequado para as suas necessidades.

Identifique seu problema

Essa afirmação pode até parecer óbvia à primeira vista, mas ao analisar as opções de software para gerenciamento agrícola disponíveis no mercado, você deve considerar quais os problemas você precisa solucionar na gestão da sua fazenda.

No geral, o problema levantado pode ser algo bastante específico como a necessidade de saber o custo de cada máquina, tendo que registrar os abastecimentos e atividades agrícolas com mais facilidade, ou a gestão mais eficaz das NF-e emitidas pela fazenda. Entendendo o problema com clareza, fica mais fácil encontrar uma solução.

Consulte o Google 

Em seguida, inicie uma simples consulta ao Google sobre o problema que você precisa resolver e o tipo de operação que está executando.

Por exemplo:

• Registro de Tickets de colheita;
• Coleta dos dados das atividades agrícolas;
• Realização de planejamento de Safra;
• Software de gestão agrícola.

Pesquise com seus vizinhos

Da mesma forma, uma boa opção é buscar colegas que já utilizam algum software de gestão rural para entender os fatores que o auxiliaram a obter sucesso com a implementação do sistema.

Todavia, vale lembrar que mesmo com indicação, a sua necessidade pode não ser a necessidade que o seu colega buscava resolver no período que implementou o sistema.

Peça um período de teste

Grande parte dos Softwares de Gestão rural oferecem um período de teste gratuito para que o produtor possa entender o funcionamento da ferramenta e saber se o sistema irá atendê-lo.

No MyFarm, o produtor pode utilizar 7 dias do sistema gratuitamente além de contar com uma demonstração conduzida por um especialista.

Mas, você pode estar pensando…

“Já registro as informações da fazenda no caderno e nas planilhas, isso não é suficiente?”

Ter um caderno de anotações confiável no bolso e planilhas no computador tem sido ferramentas usadas para gerenciar a produção agrícola há vários anos, mas utilizar essas ferramentas para gerenciar seu negócio é como preparar o solo para o plantio utilizando uma enxada.

Essas ferramentas podem até funcionar, mas existem muitas soluções mais acessíveis, mais eficientes e mais eficazes no mercado.

E você pode até questionar: “ Mais acessível? Com minha caderneta de anotações eu não preciso pagar nada, e já faço isso há anos…”

No entanto, depender de cadernos de anotações ou planilhas para manter registros pode acabar te dando prejuízos. Sabe por quê?

Mesmo sendo flexíveis, eles apresentam desvantagens significativas quando comparadas com ferramentas de gerenciamento de negócios, como:

Sem backup

De antemão, os cadernos de anotações podem ser perdidos, ou até mesmo destruídos completamente pela sua máquina de lavar. Isso pode significar a perda permanente de informações essenciais, como o registro dos tickets de colheita da safra passada ou seu histórico de aplicações de agro defensivos.

Registros de baixa qualidade

Depois de passar mais de 12 horas em cima de um trator, registrando de cabeça algumas informações. É difícil se lembrar o que aconteceu há 10 horas atrás, o que se agrava mais quando se está sob um sol de 40 graus.

Perda de tempo

Transferir os registros de um caderno de anotações, ou até mesmo os realizados pelo seu tratorista em uma prancheta para uma planilha no final de um dia útil consome bastante tempo, que, no caso, poderia ser gasto no planejamento dos negócios ou no relaxamento com a família.

Informações que só você entende

Sob o mesmo ponto vista, compartilhar as informações da sua caderneta com seus parceiros de negócio como agrônomos e técnicos das revendas pode ser bem difícil. Sua secretária então, que fica no escritório da cidade ou seu sócio que que está em outra região, dificilmente terão acesso a essas informações.

Na melhor das situações, o agricultor pode enviar por e-mail ou através de foto no Whatsapp algumas horas depois , o que não garante que a pessoa que vai receber essas informações irá compreender.

Sem especificações do seu negócio

Ninguém quer se tornar um “Doutor em Planilhas” ou gastar horas criando relatórios cada vez que surgir uma situação nova, isso porque para quem trabalha no campo o tempo é um recurso limitado que faz toda diferença.

Sem ajuda para tomar decisões com base em dados

Já tentou tirar um relatório dos insumos que gastou durante a segunda safra de milho a partir do seu caderno de anotações?

No geral, o acesso instantâneo aos dados de forma visual permite que se tome rapidamente decisões críticas. Como por exemplo, realizar um arrendamento ou adquirir uma plantadeira nova.

Sem informações para a próxima geração

Uma das grandes dificuldades para a maioria dos produtores mais tradicionais é realizar a sucessão do seu negócio para os filhos.

Em parte, devido a perda do interesse em se manterem no campo, mas também pela falta de conhecimentos para gerir o negócio.

Contudo, o armazenamento de informações através de cadernos de anotação ou somente na cabeça do agricultor somente dificulta a transmissão do conhecimento para seus sucessores.

Viu, como é importante investir na gestão da sua fazenda?

Antes de finalizar, eu selecionei 6 pontos primordiais que você deve verificar assim que decidir contratar um software de gestão para a fazenda.

6 Características obrigatórias para verificar em um software de gestão para a fazenda

Em síntese, a maioria dos softwares de gestão para a fazenda possui alguns recursos que você irá usar com maior periodicidade e outros sazonalmente como recursos de plantio ou de colheita, além dos recursos que você utiliza todos os dias como a relação de contas a pagar e receber e o fluxo de caixa.

1. Possibilidade de utilização no desktop ou aplicativo

A maioria das empresas de software de gestão rural ainda oferecem soluções que somente podem ser utilizadas em um computador desktop, mas as mais recentes já oferecem a possibilidade de utilização de aplicativo que pode ser usado no celular.

Sendo assim, ao realizar a contratação de um sistema de gestão, o produtor precisa verificar se o “sistema operacional” é compatível com o seu aparelho.

2. Recursos Online e Offline

No Brasil, grande parte das fazendas ainda sofre com problemas de conectividade, dessa forma, você precisa de um software que possa funcionar quando seu telefone estiver sem internet e que possibilite a sincronização automática dos dados.

3. Fácil de usar

Ser fácil de usar, não significa necessariamente que o sistema não possa ser operado sem antes oferecer um treinamento. Caso esse seja o caso, não será preciso tirar um diploma de TI para poder operá-lo, até porque a chance de que você não se adaptar e desistir de utilizar o sistema seria muito grande.

4. Privacidade dos Dados

Primeiramente, o fornecedor do software de gestão para sua fazenda deve garantir que seus dados estejam seguros no sistema e não sejam utilizados de qualquer forma que você não aprove.

Então, para garantir isso, é bom verificar se a empresa segue as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados. Sendo que, qualquer excitação do fornecedor em explicar suas práticas de gerenciamento de dados é um sinal de alerta.

5. Backup em nuvem e segurança dos dados

O armazenamento em nuvem permite aos produtores rurais acessarem seus dados a partir de qualquer lugar que tenha sinal de internet.

Com base nisso, é importante saber se o fornecedor do software de gestão agrícola utiliza um bom serviço de armazenamento, bem como, o nível de segurança para impossibilitar perdas dos dados.

A essa altura, você deve estar com dúvida sobre a funcionalidade desses softwares, principalmente no que diz respeito ao tempo de aprendizagem para operá-los.

Não se preocupe!

Um equívoco comum da maioria dos produtores rurais é pensar que para aprender utilizar uma ferramenta de gestão para a fazenda é necessário separar muito tempo ou até mesmo leva semanas.

Isso é um grande engano, a grande maioria dos processos foram desenvolvidos para funcionar de forma intuitiva.

Além disso, a integração do sistema é completamente guiada, também podendo existir tutoriais online e vídeo aulas simplificando o processo inicial. Sendo que, durante o processo de decisão, o produtor precisa identificar quais formas, o fornecedor de software para gestão da fazenda, tem disponíveis para ajudá-lo.

Por fim, um grande erro cometido pela maioria dos produtores e gestores de fazendas, é esperar por um feriado ou final de semana para poder implementar o software de gestão. Isso porque a implementação do sistema ajuda a economizar tempo, ou seja, investindo apenas 10 minutos diários, o produtor ficaria livre durante os finais de semana para se dedicar a outras atividades.

Lembre- se! A melhor hora para uma mudança importante é agora!

Bom, chegamos ao final desse artigo. Espero que essas informações tenham ajudado você a esclarecer suas principais dúvidas sobre software de gestão para a fazenda.

Caso queira conhecer nosso software de gestão para a fazenda e analisar se ele atende a sua necessidade, clique no link abaixo.