Software de agronegócio: como informatizar sua gestão rural

Já pensou em utilizar um software de agronegócio para gerenciar da sua fazenda? Saiba como informatizar o seu negócio com base em 3 pilares fundamentais!

A gestão de uma propriedade rural tem como principal objetivo gerar resultados significativos para o negócio e como nos demais setores, tem suas particularidades e pode ser administrada de diversas formas.

A novidade é que, nos dias hoje, informatizar essa gestão já não é uma questão de escolha e sim de necessidade. Afinal, a demanda é grande e organizar todos os dados e informações que envolvem a fazenda não costuma ser uma tarefa fácil.

Então, se você pensa em utilizar a tecnologia para gerenciar o seu negócio, continue a leitura e siga as dicas que eu tenho para te dar.

Aqui você vai encontrar todas as etapas que você deve seguir antes de iniciar a informatização da sua gestão.

Confira!

Qual a importância de informatizar a gestão da sua empresa rural?

Antes de tudo, é importante ressaltar que ao decidir informatizar a gestão de uma empresa rural é necessário entender que as informações são grandes aliadas no processo de decisões assertivas do negócio.

Logo, para obter sucesso no gerenciamento de uma propriedade, o ideal é que todas as informações relevantes do negócio estejam disponíveis de uma forma clara e simples.

Nesse sentido, a informatização vai funcionar como um meio de você ter acesso a todos os dados da sua fazenda a fim de ter mais segurança sobre o andamento do seu negócio bem como para tomar decisões assertivas na sua gestão.

Mas, quais seriam essas informações?

Tratam-se de informações simples, do dia a dia da fazenda, como contas a receber e a pagar, saldos em conta corrente, para saber se os compromissos assumidos poderão ser pagos, saldo de estoque de produção, insumos e combustível.

Até informações estratégicas como a rentabilidade de cada cultura dentro de uma safra. Isso vai te ajudar a identificar: o talhão mais produtivo, o mais rentável, a melhor data para vender a produção, se vale ou não a pena fazer barter, preço médio de venda da produção para cada cliente e a variação de preço dos produtos de uma safra para outra.

Em síntese, são informações relevantes, que se centralizadas e de fácil acesso fornecerão suporte ao produtor na condução de seu negócio.

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Como iniciar o projeto de informatização?

Em geral, para iniciar o projeto de informatização é necessário atuar em três pilares:

• Tecnologia;
• Processos;
• Pessoas.

Tecnologia

Diferente do muitos pensam, a tecnologia não se restringe apenas a uma ferramenta capaz de lançar dados. É preciso considerar a infraestrutura que ela pode proporcionar para que um sistema funcione de forma adequada.

Para que fique mais claro, estamos falando de internet, servidores, licenças de banco de dados, provedor, nuvem de boa qualidade e software.

Planilha de Excel

Não tem como falar sobre a informatização da gestão rural sem fazer um alerta sobre os riscos que empresas correm ao utilizar planilhas de excel como única ferramenta de gerenciamento de informações.

Em primeiro lugar, ao utilizar esse recurso você pode ficar refém de quem desenvolveu a planilha. Além disso, vai ter que enfrentar a questão do retrabalho.

Isso porque caso faça o lançamento de uma nota fiscal na planilha, por exemplo, e precise posteriormente realizar o controle de estoque, contas a pagar e receber, fluxo de caixa, contabilidade e livro caixa, provavelmente terá que lançá-la em mais de uma planilha para controlar todas essas operações. Diferente de um sistema integrado, no qual o lançamento é único e alimenta diversas áreas do sistema ao mesmo tempo.

E não para por aí, ainda há o risco de alteração de alguma fórmula em uma célula da planilha, o que acarretará distorções nas informações. No entanto, um dos mais preocupantes, é cruzamento de dados entre as safras e até mesmo da mesma safra, cruzando produção com financeiro, por exemplo.

A soma de todos esses problemas vai dificultar a tomada de decisões, uma vez que, as informações não são confiáveis. Então, para quem deseja melhorar o nível de gestão e ganhar mais rentabilidade o caminho não será o uso de planilhas.

Nuvem

Embora ainda exista a crença em relação a segurança de informações na nuvem, pelo fato de termos a cópia física dos dados em mãos, atualmente grandes empresas de renome mundial utilizam a nuvem para disponibilizar seus serviços, dentre elas podemos citar: Amazon, Google e Microsoft.

Esses serviços têm um nível de segurança e disponibilidade superior a qualquer empresa do agronegócio ou outro segmento. Logo, os dados estão mais seguros nessas empresas do que nas que utilizam servidores locais.

É claro que essa segurança também depende de aspectos como senhas de acesso forte. Isso significa que ao acessar a plataforma, é fundamental considerar a criação de senhas longas com mesclagem de números, letras maiúsculas e minúsculas e símbolos.

Ademais, vale destacar que, para garantir mais proteção, será cada vez mais comum utilizar dois níveis segurança. Isso acontece quando o usuário quer utilizar a plataforma e o sistema envia um código de confirmação ao celular cadastrado.

No caso de uma fazenda, é fundamental que a região tenha acesso à internet disponível. Afinal, de nada adianta contratar um sistema e ter uma conexão de péssima qualidade ou não ter internet no local de registro das informações.

Da mesma forma não adianta adquirir uma solução que seja instalada em um servidor que funcione em uma rede interna, se a empresa tem a necessidade de acessar as informações de qualquer lugar e dispositivo.

Nesse contexto, o acesso à internet é indispensável para que a solução não só atenda as demandas de gestão da fazenda como funcione de forma adequada. Vale frisar que alguns sistemas oferecem o serviço para conexões baixa e até mesmo com 3G.

Software de agronegócio

A grande maioria das pessoas acredita que para ter sucesso no processo de informatização de seu negócio, basta adquirir um software que ele sozinho resolverá todos os problemas do negócio.

No entanto, o recomendado é que a escolha de um software de agronegócio esteja muito bem alinhada com os processos que a empresa adota em sua rotina.

Entretanto, caso a empresa não tenha seus processos bem definidos, uma opção é seguir as rotinas que a solução oferece. Afinal, todo software foi desenvolvido, ou deveria ter sido desenvolvido, seguindo os melhores padrões de mercado.

Por isso, a escolha de uma solução deve levar em conta o “rastro”, ou seja, a experiência que ela possuiu no mercado. Até porque quanto mais tempo ela estiver no mercado, mais terá participado de projetos e poderá trazer essa bagagem nas suas ferramentas.

Além disso, não podemos deixar de lado a tecnologia adotada para a construção das soluções, visto que a empresa fornecedora do software de agronegócio precisa estar em constante evolução a fim de oferecer tecnologias mais avançadas do mercado.

Processo

O processo trata-se do pilar relacionado as tarefas diárias, que normalmente são realizadas de forma automática e sem padrões estabelecidos.

Os padrões são importantes para definir quem, como e com que periodicidade determinada atividade deve ser executada. Assim, ele garante resultados expressivos na gestão do negócio.

Vamos aos exemplos práticos para que você entenda melhor:

Imagine que uma máquina quebrou no meio da safra, o que deve ser feito? O mais usual que percebemos nas fazendas é o produtor ir na revenda de peças, comprar a peça, consertar a máquina e continuar as operações de campo.

No geral, sem se preocupar com os demais procedimentos, isto é, não negociar preço, não pegar a nota e deixar para gerar no final do mês uma fatura de todas as compras realizadas.

Então, chega o final do mês, e quando o produtor se depara com os valores de gastos referentes as manutenções, tem uma grande surpresa. Se a sua memória não for boa, provavelmente não saberá mais em que máquina foi utilizada cada peça, muito menos o real custo de cada uma delas.

Além disso, não estará com o fluxo de caixa ajustado para a quitação do débito, e como consequência terá que recorrer a seus recursos financeiros ou realizar uma venda de produção antecipada pelo preço do dia.

No entanto, se houvesse um processo por trás dessa gestão, o procedimento seria outro.

Aplicando o processo na gestão…

A mesma situação anterior poderia ser encarada de forma diferente caso houvesse um processo estabelecido nas atividades do dia a dia. Assim, antes do início da safra alguns cuidados seriam tomados.

1. Negociação com o fornecedor de peças de confiança um desconto nas compras emergenciais e um prazo de pagamento diferenciado, como 45 dias após a compra. Além disso, teria sido combinado qual o vendedor atenderia sua demanda.

2. Na hora da quebra da máquina teria sido enviada uma mensagem ao vendedor solicitando a separação da peça e a emissão da nota fiscal.

3. Após buscar a peça, teria sido anotado na nota fiscal emitida, para qual máquina as peças foram destinadas.

4. Em seguida, teria sido realizado o conserto da máquina e continuação das operações.

5. Por fim, o registro da nota fiscal em um software de agronegócio, informando para qual máquina esse custo foi direcionado e alimentação do contas a pagar e fluxo de caixa.

Nas duas formas de atuar o problema foi resolvido, a máquina foi consertada e as operações continuam sendo realizadas, mas notem que se realizar o segundo procedimento, que é simples, teremos o custo de cada uma das máquinas e também a previsão de fluxo de caixa ajustado com vencimento para 45 dias.

Processo com o uso de um software de agronegócio

Embora o processo utilizado anteriormente seja eficaz, é possível melhorar ainda mais.

A começar pela análise de gastos antes do início da safra…

O processo na gestão da fazenda deve começar antes mesmo do início da safra por meio da análise de gastos com a manutenção de máquinas e identificação de peças que precisam de reposição no estoque.

Logo, é preciso verificar qual o preço foi pago pelas últimas peças compradas. Com base nisso, é possível realizar uma cotação com os principais fornecedores, inclusive de outras regiões, a fim de conseguir descontos e prazos ainda melhores, por vezes até o prazo da safra.

Em seguida, o recomendado é realizar a compra e utilizar um software de agronegócio para registrar os dados em contas a pagar, fluxo de caixa e estoque.

O que muda agora é que quando a máquina quebrar, o estoque já está abastecido e a peça estará disponível para a realização do conserto.

Por fim, registra-se em qual máquina a peça foi utilizada, a baixa no estoque e alimentação no custo da máquina naquele momento. O resultado são os dados perfeitamente organizados e de fácil acesso em um software agrícola para simplificar a gestão como um todo.

Esse processo ajuda a diminuir o tempo de conserto da máquina e o custo de manutenção do maquinário. Alguns estudos apontam que com esse procedimento é possível reduzir os custos entre 10 e 20%.

Outras possibilidades…

Essa análise realizada antes da safra e utilizada com o intuito determinar os processos e rumo do negócio é extensível a todas as áreas. Como exemplo, podemos analisar a rentabilidade de cada variedade usada numa determinada safra e verificar qual forneceu a melhor margem de lucro por hectare.

Dessa forma, a análise vai ajudar a identificar as variedades mais rentáveis e quais podem ter sua área ampliada por padrões técnicos com base nas formas de manejo, produtos utilizados e janelas das aplicações.

Após avaliar esses critérios, é possível elaborar um planejamento das aplicações com informações como: quando será realizado, com que máquina e implemento, onde serão registrados os dados das aplicações e negociação com fornecedores de insumos considerando melhores condições de preços e entrega, a viabilidade daoperação Barterou a inclusão do seguro agrícola.

Ademais, o conjunto desses processos e a utilização de software de agronegócio para ajudar na gestão da fazenda vão auxiliar no desafio de informatizar e potencializar os ganhos na empresa rural.

Contudo, caso o produtor entenda que não tem condições de realizar essas análises e construção dos processos sozinho, o aconselhado é contratar uma consultoria de gestão.

Dessa forma, ela poderá avaliar o nível de maturidade de gestão e mapear todas essas jornadas, estabelecer os padrões de trabalho diários e indicadores de desempenhos, a fim de melhorar a rentabilidade da fazenda.

Pessoas

Após definir a tecnologia e os processos que serão adotados nas rotinas diárias, chegamos ao terceiro pilar, as pessoas. Afinal, são elas as responsáveis por realizar as tarefas utilizadas nos processos e na tecnologia.

Por mais difícil que seja engajar as pessoas para realizar as atividades dentro de um padrão estabelecido, o papel delas é essencial para obter resultados na informatização.

Um dos principais problemas está relacionado a capacitação dos funcionários, que muitas vezes, possuem baixa escolaridade e podem ter dificuldade para se adaptar com determinadas atividades como o registro de dados no sistema.

Nesse sentido, o primeiro passo é explicar para o funcionário por qual motivo deve ser realizado o registro daquela atividade, a sua importância e o ganho que a empresa terá com por meio dessa tarefa.

O segredo é fazer com que o colaborador se sinta parte do negócio e deixar claro o valor que aquela atividade tem para a empresa. Um exemplo simples, é o registro de abastecimentos com horímetro e quantidade.

É importante explicar que ao fazer os comparativos de consumo de combustível entre as máquinas é possível identificar a marca e modelo que consome menos. Logo, quando a empresa optar por adquirir uma nova, escolherá a que apresentar o menor consumo.

Assim, o colaborador vai entender o porquê está desempenhando aquela tarefa e a sua importância para o dia a dia do negócio. O que é diferente de simplesmente “jogar” a tarefa na mão dele sem explicar nada.

Software de agronegócio: facilidade para o usuário

Como é comum encontrar pessoas com baixo nível de escolaridade, algumas empresas desenvolveram aplicativos que podem ser acessados pelo smartphone ou tablet. O objetivo é oferecer uma funcionalidade simples para quem possui pouca familiaridade com esse tipo de tecnologia.

Vale destacar que fornecer um dispositivo móvel para o colaborador pode incentivá-lo a executar o registro de dados. Além de se sentir valorizado, ele se sentirá motivado a desempenhar suas tarefas.

No mais, você também pode criar alguma forma de renumeração variável pelo cumprimento do processo estabelecido para as suas rotinas diárias.

Você deve estar pensando, tenho que pagar para a pessoa realizar a atividade que foi contratada?

Acontece que o trabalho desenvolvido de forma adequada, onde as informações são inseridas como o planejado vai gerar um aumento na rentabilidade e redução nos desperdícios. Isso tudo porque os dados facilitarão a tomada de decisões assertivas. Diante desse cenário, a remuneração proposta será facilmente paga.

Por fim, as pessoas são elementos fundamentais no processo de informatização. Assim, investir em capacitação nunca é demais. Afinal, quanto mais capacitadas elas estiverem, mais resultados proporcionaram para a fazenda.

Conclusão

Como podemos ver, o processo de informatização envolve alguns pilares importantes para obtenção de sucesso na gestão da fazenda.

No entanto, nem tudo precisa ser feito de uma vez só. O importante é que cada gestor defina objetivos, inicie aos poucos e avance conforme os resultados surgirem.

Vale relembrar que um dos principais benefícios oferecidos por essa iniciativa será a garantida de decisões assertivas, que resultarão no aumento da lucratividade do negócio rural.

No mais, eu diria que um dos passos mais importantes é investir em uma tecnologia que possibilite a agilidade em toda a gestão, isto é, um software de agronegócio que atenda as necessidades da empresa em geral.

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Espero que esses esclarecimentos tenham te ajudado. Boa sorte!